Každý kdo provozuje maloobchodní nebo hostinskou činnost je povinen věrohodně a transparentně evidovat platby v hotovosti. Pro tyto účely se používají registrační pokladny viz. zákon č. 215/2005 Sb., o registračních pokladnách
Registrační pokladna je elektronické zařízení, které má displej, tiskárnu a tzv. fiskální paměť. Místo elektronické registrační pokladny je možné mít i počítač, který opět musí být opatřený tiskárnou a nějakou formou displeje a také fiskální pamětí, která v tomto případě bude realizovaná v podobě šifrovaného datového souboru.
Certifikace a servisní kniha
Každá registrační pokladna musí být před uvedením do provozu certifikovaná certifikovanou společností a musí mít svou servisní knihu. V té jsou uvedené přesné specifikace, prohlášení o shodě aj., zákonem definované údaje. Servisní knihu od vás bude vyžadovat váš místně příslušný finanční úřad před zahájením provozu pokladny.
Fiskální paměť
Nejdůležitější na registrační pokladně je fiskální paměť, která dle zákona musí být schopná alespoň po dobu 4 let uchovávat veškeré záznamy. Záznamy ve fiskální paměti nejde přepisovat ani smazat. Fiskální paměť umožňuje opakovaný tisk uložených údajů v různém členění jak prostřednictvím pokladny, tak prostřednictvím elektronického zařízení jiného typu, než jehož je součástí. Údaje z fiskální paměti jsou zahrnuty do denní závěrky.
Co použít místo registrační tiskárny?
Protože pořizovaní cena a provoz registračních tiskáren není nejlevnější, i když také ne nejdražší, ty nejlevnější se dají pořídit za cenu kolem 3.000,-Kč, tak vláda od roku 2016 chystá tzv. elektronické evidence tržeb ( občas nazývaná online registrace tržeb) (dle spekulací bude reálnější rok spuštění EET 2018). Na portále ministerstva financí bude pro obchodníky připravený elektronický formulář, v kterém budou muset evidovat veškeré hotovostní platby. Konkrétní způsob realizace v tuto dobu ( březen 2015) není znám.